Heb jij dit jaar heel enthousiast geroepen dat je wel even het bedrijfsuitje, familiedag of personeelsfeest regelt, maar weet je niet waar je moet beginnen? Hieronder vind je een stappenplan dat je zal helpen om jouw uitje samen te stellen!
Stap 1: Bepaal het gezelschap
Stap één is het bepalen van het gezelschap, want wie gaat er allemaal mee? Vraag je bij een bedrijfsuitje de hele afdeling, alleen je directe team, of mogen eventuele partners ook mee? Het gezelschap bepaalt vaak wat voor locatie er nodig is en welke activiteiten geschikt zijn.
Stap 2: Prik een datum
Misschien wel de grootste uitdaging van een uitje plannen: de datum. Je wilt natuurlijk dat iedereen er bij kan zijn. Ons advies is om meerdere datums voor te stellen om de voorkeur van het merendeel te achterhalen. Plan je uitje in ieder geval ruim van te voren, zodat iedereen de datum vrij kan houden in zijn of haar agenda. Gebruik een datumplanning (bijvoorbeeld datumprikker vinden wij altijd fijn werken en is helemaal gratis) Vergeet niet duidelijk aan te geven wat de deadline is voor het invullen van de datumprikker. Liefst zo kort mogelijk, een paar dagen is genoeg anders laten mensen het maar liggen en wordt het invullen vergeten.
Stap 3: Bepaal je budget
Wanneer je vooraf het budget weet kun je makkelijker keuzes maken en op zoek gaan naar een passend uitje. Bespreek dit dus vooraf met je gezelschap of informeer bij HR voor een bedrijfsuitje. Denk niet alleen aan de kosten van het uitje, maar ook vervoer of andere onvoorziene kosten.
Stap 4: Kies een locatie en activiteit
Wonen jullie allemaal in het zuiden van het land? Dan is het natuurlijk niet handig om een uitje in Groningen te plannen. Zorg ervoor dat de locatie goed bereikbaar is en er voldoende parkeergelegenheid is of het goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. Bepaal aan de hand van de groep die meegaat wat het belangrijkst is. Komen ze met de auto of is openbaar vervoer meer in trek?
Locatie hangt vaak samen met de activiteiten. Op welke locatie kun je welke activiteiten houden. Belangrijkst bij de keuze is om rekening te houden met het gezelschap dat meegaat. Houden de meeste van avontuur, ontspanning of staat teambuilding en samenwerking centraal? Een goed programma zorgt voor een gevarieerde dag met zowel activiteiten als ontspanning. Begin bijvoorbeeld met een ontvangst met koffie en thee met gebak. Gevolgd door een uitdagende activiteit zoals een escaperoom. Na de lunch kun je een tweede, actievere activiteit plannen zoals klimmen in een klimpark. Sluit jullie dag gezellig af met een BBQ of Buffet. Geef speciale dieetwensen of allergiëen duidelijk vooraf door aan de locatie zodat zij er rekening mee kunnen houden. Op veel locaties is het niet mogelijk hierop last minute nog te schakelen.
Stap 5: Verstuur de uitnodigingen
Nu er een dagprogramma is gemaakt, is het tijd om de uitnodigingen te versturen! Vermeld alle belangrijke informatie zoals
- Datum van het uitje
- Starttijd van het programma en waar verzamel je?
- Adres van de locatie
- Welke activiteiten ga je doen en wat ga je eten. Of hou je dit liever als een verrassing voor het uitje.
- Eventuele speciale instructies (bijvoorbeeld kledingvoorschriften).
TIP: Stuur enkele dagen van te voren nog een reminder zodat niemand het kan vergeten.
Stap 6: Geniet!
De dag van jullie uitje! Zorg dat er een contactpersoon is die verantwoordelijk is voor het verloop van de dag. Op de meeste locaties zal een medewerker jullie hierin ontzorgen. Vergeet niet een paar foto’s te maken zodat je achteraf een leuke herinnering hebt van de dag.
Met dit stappenplan ben je goed voorbereid om een fantastisch bedrijfsuitje, familiedag of ander uitje te organiseren. Wees niet bang om achteraf feedback te vragen van je gezelschap, zodat je toekomstige uitjes nog beter kunt maken. Geef je liever de hele organisatie uit handen? Bij In Alle St(r)aten maken we graag een passend programmavoorstel op basis van jouw wensen.